4. Benutzer einladen und Rollen
Ziel
Jede Person, die sich einloggt, ist ein Benutzer der Plattform. Mitglieder- oder Kontaktdaten können zusätzlich gepflegt sein — die Anmeldung für die Web-App/ App erfolgt über eingeladene Nutzer mit passenden Rollen. Es ist für die Nutzung nicht zwingend notwendig Benutzer mit aktiven Konto in der Anwendung zu haben, es ist genauso möglich Mitglieder ohne Zugang im System zu halten.
Einladungen zwei Wege:
Um einen neuen Benutzer im System hinzuzufügen gibt es zwei Wege, einmal über Mitglieder / Neues Mitglied anlegen sowie über den Bereich Anwender
Der primäre Unterschied in beiden Varianten liegt darin, dass ein Anwender der Zugriff auf die Organisation in einer spezifischen Rolle hat nicht zwangläufig auch Mitglied der Organisation sein muss. Anwender die über das Menü Mitglieder eingeladen werden erhalten automatisch die Rolle Member oder Kontaktperson und haben im Anschluss nur auf ausgewählte Inhalte Berechtigungen die primär mit Ihrem Zweck verbunden sind, zb. kann ein Mitglied seine Kurse sehen, wenn ein Kurs zugewiesen wurde.
Die zweite Möglichkeit ist der Bereich Anwender welcher primär für Owner/Admins vorgesehen:
- Im Bereich Anwender / Benutzer eine Einladung erstellen.
- E-Mail-Adresse des neuen Nutzers eintragen.
- Rolle(n) wählen — nur das, was für die Aufgabe nötig ist.
- Einladung senden; der Nutzer bestätigt über den Link und setzt sein Passwort.
Rollen zuweisen
- Nur Owner/Admin können Rollen zuverlässig global setzen.
- Änderungen an Rollen wirken sofort auf sichtbare Menüs; der Nutzer soll sich ggf. neu anmelden, wenn etwas fehlt.
Ausstehend vs. aktiv
- Ausstehend: Einladung gesendet, Registrierung noch nicht abgeschlossen.
- Aktiv: Nutzer kann sich anmelden.
Bei Problemen: Einladung erneuern oder E-Mail-Tippfehler prüfen.
Sicherheit
- Getrennte Konten für getrennte Personen — keine geteilten Logins.
- Bei Personalwechsel: Rolle entziehen oder Nutzer deaktivieren (nach interner Policy).